Une équipe à votre service :

François THENAULT, Responsable du service , Fabienne DORR et Fabien DEVAUX , gestionnaires de copropriété gèrent un ensemble de 190 résidences soit 4800 lots.

Ils sont assistés dans leurs fonctions par Laurence BIET qui gère les appels téléphoniques, la réception, l’envoi du courrier…

Nadine CORBEL et Anthony MERLIERE sont les comptables de l’activité syndic ; leur travail consiste à adresser les appels de fonds auprès des copropriétaires, à régler les factures, arrêter les comptes de la copropriété annuellement…

La copropriété

Qu'appelle-t-on la copropriété ?

La copropriété est une modalité du droit de propriété qui découle de la pluralité des titulaires du droit sur la chose. Ce régime s'applique à " tout immeuble ou groupe d'immeubles bâtis, dont la propriété est répartie entre plusieurs personnes par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes ". En pratique, la copropriété concerne les appartements achetés dans un immeuble. L'essentiel de ce régime repose sur l'idée que le droit de propriété de chacun est ramené à une quote-part dont le copropriétaire peut librement disposer, alors que la gestion du bien lui-même est soumise à l'accord de l'ensemble des copropriétaires.

Qu'est-ce que le règlement de copropriété ? A quoi sert-il ?

Le règlement de copropriété est le texte qui régit les droits et devoirs des copropriétaires. Il contient quatre volets essentiels :

• la désignation des parties communes et privatives ;
• les conditions de la jouissance (par exemple, droit ou non d'exercer une profession libérale) ;
• les dispositions concernant l'administration des partie communes ;
• la répartition des charges.

Le contenu du règlement du copropriété est étroitement contrôlé par le juge. Ainsi à titre d'exemple, la clause d'un règlement de copropriété prévoyant que les locaux accessoires (caves, débarras) ne pourront être vendus qu'à des copropriétaires est licite.

Qu'est-ce qu'un syndicat de copropriétaires ?

Le syndicat de copropriétaires est l'organisme collectif qui possède la personnalité civile et qui est chargé de la conservation de l'immeuble, de sa défense, et de l'administration des parties communes.

Qu'est-ce que l'assemblée générale des copropriétaires ?

L'assemblée générale est l'organe décisionnaire de la copropriété. Elle constitue un espace d'expression démocratique au sein duquel sont prises les décisions et se dessinent les lignes et orientations de la copropriété. L'assemblée générale doit se tenir au moins une fois l'an. On parle alors de l'assemblée générale ordinaire, durant laquelle est notamment délibéré le budget. Lorsque la tenue d'une assemblée est rendue nécessaire pour traiter de points urgents, on parle alors d'assemblée générale extraordinaire. Ni le syndic, ni le conseil syndical n'ont pouvoir de prendre seuls les décisions qui sont du ressort de l'assemblée générale.

Quels sont les pouvoirs de l'assemblée générale ?

L'assemblée est seule compétente pour :

• voter les comptes et le budget,
• voter les autorisations et les réalisations de travaux,
• élire syndic et conseil syndical,
• décider des ventes de parties communes et privatives,
• modifier le règlement de copropriété,
• engager des procédures judiciaires (en-dehors du recouvrement des charges),
• décider des augmentations de salaire au-delà du minimum conventionnel.

Quelles sont les limites aux pouvoirs de l'assemblée générale ?

Les pouvoirs de l'assemblée générale ne sont pas illimités. Ainsi, elle ne peut pas :

• imposer à un copropriétaire une modification de la destination de ses parties privatives ou des modalités de leur jouissance.  De la même manière, l'assemblée ne peut interdire toute publicité commerciale (enseigne, plaque professionnelle), en l'absence de disposition préalable du règlement de copropriété.
• imposer sans indemnisation toute modification de situation qui porterait préjudice à un copropriétaire ;
• prendre une décision en violation des dispositions règlementaires ou légales ;
• interdire à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, et conformes à la destination de celui-ci.

  
Qu'est-ce qu'un syndic ?

Un syndic est un gestionnaire de copropriété. Il peut être juridiquement défini comme le mandataire du syndicat de copropriétaires chargé d'exécuter ses décisions, de le représenter dans tous les actes civils, et de façon générale d'administrer l'immeuble. Le syndic est l'organe d'administration de la copropriété, son membre exécutif. Selon les cas, il peut être l'un des membres de la copropriété ou un professionnel, spécialiste de la gestion d'immeubles. Généralement. Il propose à la copropriété un contrat (le mandat de gestion) dans lequel sont définis les tâches qu'il doit accomplir ainsi que le montant de ses honoraires.
En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic n'est pas employé de la copropriété, il la représente de manière indépendante et perçoit une rémunération pour cela. Il doit toutefois lui rendre des comptes sur sa gestion. L'interlocuteur privilégié de ce contrôle est le Conseil syndical.
D'une manière générale, le syndic a l'obligation légale de conserver l'immeuble et veiller au respect de son règlement de copropriété. Il est investi pour cela d'un lourd devoir d'information et de conseil.
Quatre obligations essentielles pèsent sur le syndic. Celui-ci doit en effet:

• s'occuper de l'entretien courant de l'immeuble, c'est-à-dire veiller aux problèmes de nettoyage, passer et suivre les différents contrats d'entretien, commander les petits travaux d'entretien, embaucher et gérer le personnel de gardiennage,
• s'occuper de la conservation de l'immeuble, c'est-à-dire faire réaliser les devis de gros travaux d'entretien, payer les entreprises prestataires une fois que l'assemblée générale a voté les travaux,
• organiser les assemblées générales, c'est-à-dire procéder à leur convocation, les animer et réaliser les comptes rendus pour les envoyer ensuite à l'ensemble des copropriétaires,
• s'occuper de la gestion financière de la copropriété, c'est-à-dire récolter les fonds auprès des copropriétaires, réaliser les budgets et bilans, tenir à jour la comptabilité de la copropriété, payer au jour le jour tous les frais de la copropriété.

La loi de 1965, complétée en 1985, prévoit en outre une triple obligation à la charge du syndic :

• établir un budget prévisionnel qui doit être soumis au vote de l'assemblée,
• tenir une comptabilité séparée pour chaque syndicat de copropriétaire,
• soumettre au vote de l'assemblée générale la décision d'ouvrir un compte séparé pour chaque copropriété.

Pour combien de temps le syndic est-il nommé ?

Le syndic est nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, généralement pour une durée d'un an. Il peut être nommé pour une durée plus longue, mais son mandat ne peut légalement excéder 3 ans. Le mandat du syndic n'est pas renouvelable par tacite reconduction. Le syndic doit toujours convoquer une assemblée générale en temps utile pour permettre le vote renouvelant son mandat ou la nomination d'un nouveau syndic avant l'expiration du délai en cours.

Quels sont les documents que tous les copropriétaires doivent recevoir ?

Un certain nombre de documents doivent être notifiés en même temps que l'ordre du jour à tous les copropriétaires. Ces documents essentiels sont au nombre de cinq :

• le compte des recettes et dépenses de l'exercice écoulé,
• l'état des dettes et des créances,
• la situation de la trésorerie,
• le budget prévisionnel,
• les devis ou marchés de travaux.

Quels sont les droits de contrôle d'un copropriétaire isolé ?

La réception du décompte annuel des charges est parfois l'occasion de quelques surpises. Aussi le copropriétaire isolé dispose-t-il de quelques droits qu'il importe de connaître. Il lui est possible en premier lieu de s'adresser au président du conseil syndical, afin de lui demander un certain nombre d'explications, ou à défaut de lui demander de mettre en mesure le syndic d'y répondre. La loi prévoit en outre divers moyens destinés à garantir le droit à information des copropriétaires. Ainsi, à partir du moment de la réception de la convocation à l'assemblée générale et jusqu'à la tenue de celle-ci, l'ensemble des justificatifs des différentes charges de copropriété doivent être tenus à la disposition de l'ensemble des copropriétaires au moins pendant un jour ouvré, c'est-à-dire pendant un jour d'ouverture du cabinet. Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges doivent être mentionnées dans la convocation à l'assemblée générale.
Si c'est bien à l'assemblée générale de décider du jour de la mise à disposition de ces documents, celle-ci peut parfaitement décider que la consultation s'effectue le jour où le syndic reçoit le conseil syndical. Il est alors possible dans cette hypothèse pour tout copropriétaire de se joindre au conseil syndical. Cette possibilité est d'autant plus intéressante que la loi prévoit qu'un copropriétaire en désaccord avec la majorité peut exiger de consulter "seul" ces pièces le même jour.
Enfin, tout copropriétaire peut demander à faire inscrire certaines questions à l'ordre du jour de l'assemblée générale après avoir reçu la convocation et les documents comptables. Il est alors nécessaire d'adresser les différentes questions au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les six jours suivants la réception de la convocation à l'assemblée.